Neue Regelungen zu Fahrtkosten und Kilometergeld: Einführung der Fahrtkostenersatz- und Kilometergeldverordnung

Mit 1. Januar 2025 treten zwei Verordnungen in Kraft, die die Abgeltung von Fahrtkosten und Kilometergeld grundlegend neu regeln: die Fahrtkostenersatzverordnung (FKE-VO) und die Kilometergeldverordnung (KmG-VO). Beide Regelungen schaffen klare Richtlinien und Transparenz für steuerliche Vergünstigungen bei beruflich veranlassten Fahrten und betreffen sowohl Arbeitgeber:innen, die Fahrtkosten steuerfrei vergüten möchten, als auch Arbeitnehmer:innen und Selbständige, die ihre Fahrten steuerlich geltend machen wollen. Während die FKE-VO insbesondere für Dienstreisen und berufliche Fahrten gilt, richtet sich die KmG-VO primär an Selbständige und Arbeitnehmer:innen, die Werbungskosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung ansetzen.

Fahrtkostenersatzverordnung (FKE-VO)

Die FKE-VO, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt II Nr. 288/2024, gilt für Dienstreisen und berufliche Fahrten von Dienstnehmer:innen ab dem 01.01.2025. Sie kommt zur Anwendung, wenn der/die Arbeitgeber:in nicht die tatsächlichen Kosten für von Dienstnehmer:innen erworbene Fahrkarten für Massenbeförderungsmittel ersetzt. Die Verordnung bietet zwei Möglichkeiten für die steuerfreie Vergütung von Fahrtkosten, wobei die jährliche Obergrenze bei EUR 2.450,- liegt:

1. Beförderungszuschuss gemäß § 7 Abs. 5 der Reisegebührenvorschrift (RGV):

• EUR 0,50 pro Kilometer für die ersten 50 km,
• EUR 0,20 pro Kilometer für die nächsten 250 km,
• EUR 0,10 pro Kilometer für jeden weiteren Kilometer.

Der max. steuerfreie Betrag pro Wegstrecke beträgt dabei EUR 109,-.

2. Fiktive Kosten für das günstigste Massenbeförderungsmittel:

Hierbei wird der Betrag angesetzt, der für die günstigste reguläre Fahrkarte (z. B. ÖBB-Ticket 2. Klasse, jedoch nicht Sparschiene-Tickets) anfällt.

Die erwähnten Alternativen sind nicht nur in der Personalverrechnung, sondern auch für den Bereich der Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung anwendbar (also für beruflich veranlasste Reisen, allerdings nicht für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte).

Kilometergeldverordnung (KmG-VO)

Die neue KmG-VO, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt II Nr. 289/2024, regelt die pauschale Abgeltung von Aufwendungen für betriebliche oder berufliche Fahrten ab dem 01.01.2025. Die neue Verordnung gilt nicht für die Personalverrechnung, sondern bezieht sich auf die Geltendmachung von Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung bzw. Betriebsausgaben für Selbständige. Wesentliche Punkte der Verordnung sind:

• Die Verordnung umfasst die Nutzung von Pkw, Kombinationskraftwagen, Motorrädern, Motorfahrrädern sowie Fahrrädern.
• Der Kilometergeldsatz beträgt einheitlich EUR 0,50 pro Kilometer für Pkw, Motorräder und Fahrräder.
• Für die steuerfreie Berücksichtigung ist ein Fahrtenbuch oder eine vergleichbare Dokumentation erforderlich, die mind. Datum, Kilometerstand, gefahrene Tageskilometer, Start- und Zielort sowie den Zweck der Fahrt enthält.
• Das Kilometergeld deckt sämtliche Aufwendungen wie Abschreibung, Treibstoff, Service- und Reparaturkosten, Steuern, Gebühren, Versicherungen und Finanzierungskosten ab.

Zu beachten ist, dass die steuerfreie pauschale Berücksichtigung nur für Fahrzeuge zulässig ist, die nicht dem Betriebsvermögen zuzurechnen sind. Zudem gelten Kilometerhöchstgrenzen von 30.000 km für Pkw, Kombinationskraftwagen, Motorräder und Motorfahrräder sowie 3.000 km für Fahrräder.